Giải pháp

CẢI TIẾN QUY TRÌNH, THỦ TỤC GẮN MỚI ĐỒNG HỒ NƯỚC

Đơn vị: Xí nghiệp Cấp nước Sinh hoạt Nông thôn TP.HCM

I.          Giới thiệu tổng quan về giải pháp/ứng dụng/công nghệ đã và đang được áp dụng tại đơn vị :

            1.          Thực trạng (trước khi áp dụng)

           Xí nghiệp Cấp nước Sinh hoạt Nông thôn TPHCM (sau đây gọi tắt là Xí nghiệp) trước đây chỉ quản lý, vận hành các trạm cấp nước sản xuất nước sạch, cung cấp nước đến cho người dân các quận, huyện ngoại thành của Thành phố; đồng thời thực hiện công tác cấp nước an toàn thông qua các giếng lẻ theo kế hoạch của Tổng Công ty.

           Từ tháng 06/2017, Xí nghiệp tiếp nhận thêm việc tiếp nhận thêm vùng phục vụ cấp nước trên địa bàn huyện Bình Chánh từ Công ty Cổ phần Cấp nước Chợ Lớn, đã mở ra cho Xí nghiệp những cơ hội mới, những nhiệm vụ mới và cũng đi kèm những thách thức mới. Khi đó, khối lượng công việc của Xí nghiệp tăng lên đáng kể, trong khi số lượng nhân sự khi đó của Xí nghiệp và cả nhân sự từ Công ty Cổ phần Cấp nước Chợ Lớn chuyển qua chưa đủ đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ đặt ra, đặc biệt là công tác gắn mới đồng hồ nước. Trước tình hình đó, Xí nghiệp đã triển khai thực hiện nhiều giải pháp, trong đó tập trung cơ cấu lại bộ máy tổ chức, thay đổi mô hình hoạt động, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh, trình Tổng Công ty bổ sung nhân sự …, đặc biệt thời gian đầu Xí nghiệp phải thuê đơn vị thực hiện khảo sát, thiết kế gắn mới đồng hồ nước nhằm đảm bảo tiến độ, đáp ứng nhu cầu của người dân.

           Đến tháng 02/2020, sau khi sắp xếp, bổ sung nhân sự, Xí nghiệp đã tự chủ động thực hiện công tác khảo sát, thiết kế gắn mới đồng hồ nước. Khi đó, thời gian thực hiện gắn mới đồng hồ nước là 20 ngày làm việc. Trong đó gồm các bước, cụ thể như sau:

           Nhằm thực hiện Chương trình hành động “Đột phá cải cách hành chính” của Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn qua đó góp phần tăng năng suất lao động đồng thời góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, Xí nghiệp đã tiến hành nghiên cứu, thảo luận và thống nhất triển khai thực hiện giải pháp cải tiến quy trình, thủ tục gắn mới đồng hồ nước, theo đó rút ngắn thời gian thực hiện gắn mới đồng hồ nước chỉ còn 05 ngày làm việc (Đính kèm Quyết định số 852/QĐ-CNNT-TCHC, ngày 29/4/2021).

            2.          Diễn giải nội dung thực hiện

Quy trình gắn mới đồng hồ mới đồng hồ nước hiện tại của Xí nghiệp như sau:

           Để thực hiện theo quy trình mới, Xí nghiệp đã cải tiến một số bước, đồng thời ứng dụng các giải pháp, công nghệ hiện có. Cụ thể:

-       Nâng cao nghiệp vụ, trách nhiệm của nhân viên tiếp nhận hồ sơ khách hàng. Mở chế độ thường trực của phần mềm tiếp nhận hồ sơ.

Ngay sau khi hồ sơ được tiếp nhận đưa lên hệ thống, nhân viên khảo sát, thiết kế sẽ thấy được hồ sơ trên phần mềm gắn mới đồng hồ nước. Trường hợp nhân viên đang thực hiện khảo sát gần khu vực đó, sẽ liên hệ để khảo sát luôn. Việc này giúp tăng hiệu quả thời gian lao động của nhân viên khảo sát thiết kế. Tuy nhiên, việc này chỉ thực hiện đối với trường hợp trong những ngày trước đó có ít hồ sơ, còn đối với ngày trước đó có nhiều hồ sơ thì nhân viên khảo sát phải khảo sát theo lịch hẹn do đã hẹn trước với khách hàng.

-       Nâng cao nghiệp vụ, trách nhiệm của nhân viên khảo sát thiết kế, trang bị máy tính xách tay, Sim data, phần mềm Collector, chuyển đổi lập bản vẽ thiết kế bằng Excel, ứng dụng Google map trong công tác khảo sát thiết kế.

Trước đây bản vẽ thiết kế được thực hiện trên phần mềm Autocad. Trong bản vẽ, thông tin của khách hàng, tọa độ vị trí gắn đồng hồ nước, được nhập thủ công vào từng bản vẽ. Việc này mất nhiều thời gian đồng thời có sai sót, phải sửa lại bản vẽ dẫn đến kéo dài thời gian thiết kế. Xí nghiệp đã chuyển đổi lập bản vẽ thiết kế bằng Excel, đồng thời ứng dụng Google Map, Collector trong công tác xác định vị trí gắn đồng hồ trên bản vẽ (đính kèm hình), cập nhật vị trí gắn đồng hồ nước trên GIS. Các thông tin của khách hàng, được cập nhật tự động vào bản vẽ. Đồng thời Xí nghiệp cũng nâng cao nghiệp vụ trách nhiệm của nhân viên khảo sát thiết kế, trang bị máy tính xách tay, Sim data để nhân viên khảo thiết kế thực hiện công việc ngoài hiện trường. Bản vẽ sau khi được thiết kế sẽ được in qua file mềm (định dang .pdf) chuyển Ban Kế hoạch Vật tư qua Zalo, dự kiến trong thời gian tới sẽ chuyển qua Văn phòng điện tử.

-       Cải cách trong công tác lập đợt thi công, cấp đồng hồ, thi công gắn đồng hồ nước.

+ Trước đây, sau khi tiếp nhận danh sách đã được thiết kế và duyệt từ Ban Kỹ thuật Công nghệ, Ban Kế hoạch Vật tư triển khai lập đợt thi công 02 đợt/tuần gồm các công việc: lập danh sách thi công có đính kèm mã đợt thi công và số thân đồng hồ nước được gắn vào khách hàng, chuẩn bị đồng hồ nước cấp cho đơn vị thi công.

+ Sau khi đơn vị thi công được Ban Kế hoạch Vật tư cung cấp danh sách thi công theo đợt (kèm bản photo bản thiết kế được duyệt thông qua của ban Kỹ thuật Công nghệ) sẽ triển khai nhận đồng hồ nước theo đợt tại kho vật tư. Tổng thời gian từ lúc tiếp nhận danh sách từ Ban Kỹ thuật Công nghệ đến lúc triển khai thi công hoàn tất là 06 ngày.

+ Từ thực trạng trên, Ban Kế hoạch Vật tư đã chủ động cải cách thay đổi quy trình thực hiện lập đợt thi công gắn đồng hồ nước từ 06 ngày xuống còn 02 ngày. Cụ thể như sau:

+ Công tác lập đợt thi công được Ban Kế hoạch Vật tư thực hiện mỗi ngày và chuyển danh sách khách hàng kèm bản vẽ thiết kế (bằng file mềm) cho đơn vị thi công. Công tác cấp đồng hồ nước cũng được thực hiện 1 cách chủ động hơn, theo đó đơn vị thi công sẽ được cấp số lượng tạm ứng thực hiện trong 01 tuần, giúp đơn vị giảm thời gian cho việc di chuyển thực hiện nhận vật tư nên thời gian từ lúc đơn vị thi công nhận hồ sơ từ Ban Kế hoạch Vật tư đến lúc gắn đồng hồ nước hoàn tất là 02 ngày làm việc.

            3.          Thời gian áp dụng:

Xí nghiệp đã áp dụng thí điểm từng bước từ ngày 15/04/2021 và đến ngày 04/05/2021 đã áp dụng chính thức. Cụ thể:

-       Từ ngày 15/04/2021 đến ngày 25/04/2021 áp dụng thí điểm Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, khảo sát, thiết kế, bản vẽ.

-       Từ ngày 26/04 đến ngày 29/04/2021 áp dụng thí điểm tiếp Bước 2: Lập đợt thi công, cấp đồng hồ, thi công gắn đồng hồ.

-       Ngày 04/05/2021 hoàn thiện, ban hành quy định, áp dụng chính thức.

II.          Đánh giá về giải pháp:

            1.          Hiệu quả mang lại:

-       Hiệu quả về thời gian lao động: Việc cải cách, ứng dụng công nghệ trong quy trình thủ gắn mới đồng hồ nước làm tăng năng suất của nhân viên liên quan. Tuy nhiên do số lượng hồ sơ trong từng ngày không đều nhau, cụ thể tại Xí nghiệp là từ 15 - 60 hồ sơ/ ngày, nhưng để đảm bảo thời gian theo quy trình, phải bố trí đủ nhân lực thực hiện công tác khảo sát thiết kế, giám sát, thi công cho khoảng 60 hồ sơ. Việc này dẫn đến những ngày có số hồ sơ ít thì sẽ làm giảm hiệu quả về thời gian lao động của nhân viên. Xí nghiệp đang xem xét phân công thêm công việc khác để đảm bảo hài hòa thời gian lao động của nhân viên.

-       Hiệu quả về mặt xã hội: Thời gian giải quyết gắn mới giảm rất nhiều so với quy trình trước đây đã tạo được ấn tượng tốt cho khách hàng về dịch vụ của ngành cấp nước. Qua đó người dân cảm nhận được Chương trình hành động “Đột phá cải cách hành chính” của Sawaco.

            2.          Hạn chế, khó khăn còn tồn tại

-       Chính quyền địa phương chưa cấp số nhà đầy đủ, cụ thể từ 01/01/2021 đến 30/04/2021, Xí nghiệp tiếp nhận 580/1.672 hồ sơ có không có số nhà. Địa chỉ đề nghị gắn đồng hồ nước là số thửa đất. Ngoài ra phần lớn các địa chỉ có số nhà, nhưng ở các tuyến hẻm không có tên. Từ đó việc tiếp cận khảo sát gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.

-       Khu vực huyện Bình Chánh đang trong quá trình đô thị hóa diễn ra rất nhanh. Các tuyến đường, tuyến hẻm được nâng cấp mở rộng làm ảnh hưởng hệ thống cấp nước cũng như việc xác định vị trí ống cái.  Các tuyến ống cấp nước cũng nằm sâu hơn rất nhiều so với lắp đặt ban đầu. Vì vậy gặp nhiều trở ngại trong thi công gắn đồng hồ nước.

III.          Đề xuất, kiến nghị

IV.          Hình ảnh minh họa cho giải pháp/ứng dụng/công nghệ (nếu có) kèm chú thích tại mỗi ảnh

1.     Hình ảnh minh họa công tác nhận dữ liệu từ hệ thống phần mềm gắn mới đồng hồ nước

Hình 1: Đăng nhập phần mềm quản lý gắn mới đồng hồ nước

Hình 2: Cập nhật đợt thiết kế gắn mới đồng hồ nước

Hình 3: Chọn ngày nhận hồ sơ gắn mới đồng hồ nước

Hình 4: Xuất danh sách ra file Excel phục vụ việc khảo sát tại hiện trường

2.     Hình ảnh minh họa công tác khảo sát ngoài hiện trường

Hình 5: Định vị vị trí gắn đồng hồ nước bằng GoogleMap

(dùng ảnh chụp màn hình để đưa vào bản vẽ thiết kế)

Hình 6: Cập nhật vị trí, thông tin hồ sơ gắn mới đồng hồ nước lên hệ thống GIS của Xí nghiệp bằng ứng dụng Collector

3.     Hình ảnh minh họa công tác thiết kế bản vẽ

Hình 7: Mẫu bản vẽ thiết kế gắn mới đồng hồ nước bằng Excel

Hình 8: Cập nhật thông tin khách hàng cung cấp (tên, địa chỉ, số hồ sơ, số điện thoại, v..v…)

Hình 9: Cập nhật mặt bằng thi công gắn mới đồng hồ nước từ Autocad và hình ảnh tọa độ vị trí gắn mới đồng hồ nước

Hình 10: Cập nhật kích thước phui đào ống cái và ống ngánh, loại phui đào

4.     Hình ảnh minh họa công tác cập nhật hoàn thành thiết kế

Hình 11: Cập nhật ngày thiết kế gắn mới đồng hồ nước

Hình 12: Hoàn thành công tác khảo sát, thiết kế gắn mới đồng hồ nước